Политика обработки персональных данных

Здесь написано, какие данные мы собираем в сервисе Knexi AI и на сайте knexiai.ru, зачем они нам, сколько мы их храним и что вы можете с этим сделать. Документ составлен по требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Редакция от ДАТА_ВСТУПЛЕНИЯ_В_СИЛУ · Оператор: НАИМЕНОВАНИЕ_ОРГАНИЗАЦИИ

1. Кто оператор

Оператор персональных данных - НАИМЕНОВАНИЕ_ОРГАНИЗАЦИИ, ИНН ИНН, ОГРН ОГРН, адрес: ЮРИДИЧЕСКИЙ_АДРЕС. Оператор развивает и предоставляет сервис Knexi AI и сайт knexiai.ru.

По любым вопросам об обработке ваших данных пишите на EMAIL_ДЛЯ_ЗАПРОСОВ. Это тот же адрес, по которому подаются запросы, отзыв согласия и требования об удалении данных.

2. На кого распространяется политика

Политика касается всех, чьи данные попадают к нам в связи с сайтом и сервисом:

• Посетители сайта knexiai.ru, которые оставляют заявку на демонстрацию.
• Сотрудники компаний-клиентов, у которых есть учётная запись в личном кабинете Knexi.
• Пользователи ассистента - сотрудники и клиенты компании, которая подключила Knexi: они переписываются с ассистентом в виджете на сайте, в Telegram или во внутреннем портале.
• Люди, упомянутые в документах, которые клиент загрузил в базу знаний ассистента.

3. Когда мы оператор, а когда обрабатываем данные по поручению клиента

Это ключевое разделение, от него зависит, к кому вам обращаться.

Мы оператор для данных, которые вы даёте нам напрямую: заявка с сайта, учётная запись в личном кабинете, переписка с нашей поддержкой, документы по договору с клиентом.

Мы обрабатываем данные по поручению (статья 6 часть 3 закона № 152-ФЗ), когда речь идёт о содержимом рабочего пространства клиента: о загруженных им документах и о переписке его сотрудников и клиентов с ассистентом. В этом случае оператором является сама компания-клиент: она решает, какие данные загрузить, на каком основании и на какой срок. Мы обрабатываем такие данные только по её указанию и в объёме, нужном для работы сервиса, и не определяем цели обработки самостоятельно.

4. Какие данные мы обрабатываем

4.1. Заявка с сайта

Когда вы заполняете форму «Заказать демо», мы получаем: имя, название компании, рабочий адрес электронной почты, телефон, комментарий (если поле есть в форме), а также рекламные метки перехода из адресной строки - utm_source, utm_medium, utm_campaign и подобные, включая yclid и gclid. Метки нужны, чтобы понимать, какая реклама приводит обращения.

4.2. Учётная запись в личном кабинете

Имя, адрес электронной почты, роль в рабочем пространстве, принадлежность к компании-клиенту и пароль. Пароль мы храним не в открытом виде, а в виде необратимого хэша (bcrypt), то есть восстановить его нельзя даже нам.

4.3. Переписка с ассистентом

Тексты вопросов и ответов, время сообщений, канал (виджет на сайте, Telegram, личный кабинет), технический идентификатор посетителя или сессии, оценки ответов («полезно» или «нет»). Если вы напишете в чат свои имя, телефон или другие личные сведения, они сохранятся в тексте переписки - ассистент не вычищает такие данные автоматически.

4.4. Файлы базы знаний

Документы, которые компания-клиент загружает, чтобы ассистент отвечал по ним: регламенты, инструкции, прайсы, договоры и прочее. Мы храним сами файлы, извлечённый из них текст и его векторное представление, нужное для поиска. Такие документы могут содержать персональные данные, если клиент их туда поместил. Мы не просматриваем эти документы и не используем их содержимое ни для чего, кроме ответов ассистента этому же клиенту.

4.5. Технические записи

Веб-сервер ведёт журналы обращений: IP-адрес, дата и время запроса, адрес страницы, тип браузера. Это стандартные записи, они нужны для диагностики сбоев и защиты от атак.

4.6. Чего мы не собираем

Мы не запрашиваем и не собираем специальные категории персональных данных (о здоровье, взглядах, убеждениях), биометрические данные и данные детей. Мы не собираем платёжные реквизиты карт: если оплата проходит через платёжный сервис, реквизиты карты вводятся на его стороне и к нам не попадают.

5. Зачем мы обрабатываем данные

Мы не используем ваши данные для рекламной рассылки, если вы отдельно на неё не подписались, и не продаём их и не передаём для чужой рекламы никогда.

6. На каком правовом основании

• Ваше согласие (статья 6 часть 1 пункт 1 закона № 152-ФЗ) - когда вы отправляете заявку с сайта. Согласие вы даёте, нажимая кнопку в форме, и можете отозвать в любой момент.
• Исполнение договора (статья 6 часть 1 пункт 5) - когда вы пользуетесь сервисом как сотрудник компании-клиента или как сторона договора с нами.
• Поручение оператора (статья 6 часть 3) - для данных внутри рабочего пространства клиента, как описано в разделе 3.
• Требование закона (статья 6 часть 1 пункт 2) - бухгалтерский и налоговый учёт, ответы на законные запросы государственных органов.

7. Сколько мы храним данные

• Заявка с сайта - СРОК_ХРАНЕНИЯ_ЗАЯВОК с момента обращения, либо до отзыва согласия, смотря что наступит раньше.
• Учётная запись и переписка с ассистентом - пока действует договор с компанией-клиентом. После расторжения данные удаляются в срок СРОК_УДАЛЕНИЯ_ПОСЛЕ_ДОГОВОРА, если клиент не попросил удалить их раньше.
• Файлы базы знаний - пока клиент сам их не удалит или пока действует договор.
• Технические записи веб-сервера - СРОК_ХРАНЕНИЯ_ЛОГОВ.
• Документы бухгалтерского и налогового учёта - в сроки, которые устанавливает закон, обычно 5 лет.

Если вы отзываете согласие, мы прекращаем обработку и удаляем данные в течение 30 дней, кроме случаев, когда закон обязывает нас их сохранить.

8. Кому мы передаём данные

Мы передаём данные только тем, без кого сервис не работает, и только в нужном для этого объёме:

• Поставщики языковых моделей. Чтобы ассистент составил ответ, текст вопроса и нужные фрагменты документов уходят на обработку в языковую модель. Какой именно поставщик используется, зависит от настроек рабочего пространства: это может быть российский сервис (например, семейства YandexGPT или GigaChat), зарубежный сервис или модель, развёрнутая внутри контура клиента, - в последнем случае данные никуда не уходят. Актуальный поставщик виден в настройках личного кабинета.
• Хостинг-провайдер ХОСТИНГ_ПРОВАЙДЕР, на серверах которого работает сервис.
• CRM компании-клиента. Если клиент подключил интеграцию, заявки и обращения передаются в его Bitrix24 или amoCRM. Дальше данными распоряжается клиент.
• Telegram, если клиент подключил ассистента к Telegram: переписка идёт через инфраструктуру этого мессенджера.
• Почтовый сервис ПОЧТОВЫЙ_СЕРВИС, через который уходят уведомления о заявках и служебные письма.
• Государственные органы - только по мотивированному запросу и в порядке, установленном законом.

Мы не продаём персональные данные и не передаём их третьим лицам для их собственных целей.

9. Трансграничная передача

Если рабочее пространство клиента настроено на зарубежного поставщика языковой модели, текст запроса и переданные модели фрагменты документов покидают территорию России. Это трансграничная передача данных в смысле статьи 12 закона № 152-ФЗ.

Такая передача выполняется по выбору клиента и в его интересах. Клиент, выбирая зарубежного поставщика, отвечает за законность этого решения для своих данных. Компания, которая хочет исключить трансграничную передачу, может выбрать российского поставщика модели или развёртывание в собственном контуре: в этом варианте запросы не выходят за пределы её инфраструктуры.

10. Хранение данных на территории России

Записи, сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации мы выполняем с использованием баз данных, расположенных на территории России, как требует часть 5 статьи 18 закона № 152-ФЗ.

Площадка размещения: ПЛОЩАДКА_РАЗМЕЩЕНИЯ_ДАННЫХ. Исключение - случай из раздела 9: передача части текста зарубежному поставщику языковой модели, когда такой поставщик выбран клиентом. Первичная база всё равно остаётся в России.

11. Как мы защищаем данные

Мы применяем организационные и технические меры по статье 19 закона № 152-ФЗ. В частности:

• сайт и сервис работают по HTTPS, трафик между вами и сервисом шифруется;
• пароли хранятся в виде необратимого хэша (bcrypt), а не в открытом виде;
• доступ внутри сервиса разграничен по ролям: сотрудник видит только то, что положено его роли;
• данные разных компаний-клиентов разделены: запросы к базе всегда ограничены рабочим пространством, к которому относится пользователь;
• доступ сотрудников оператора к данным клиентов ограничен и предоставляется только для решения технических задач;
• ведётся резервное копирование баз данных.

Мы не заявляем о наличии сертификатов соответствия или аттестатов на систему защиты информации. Если для вашей задачи нужна аттестованная среда или размещение в закрытом контуре, это обсуждается отдельно.

12. Cookie и хранилище браузера

Сам сайт knexiai.ru не использует cookie для аналитики, рекламы и слежения и не подключает сторонние счётчики. Форма заявки работает без cookie.

Технические cookie и локальное хранилище браузера используются в двух местах:

• личный кабинет - чтобы сохранить сессию входа, без этого пользоваться кабинетом невозможно;
• виджет ассистента - в локальном хранилище браузера сохраняется случайный идентификатор посетителя, чтобы диалог не начинался заново при переходе между страницами. Он не связан с вашим именем и не используется для рекламы.

Технические cookie можно отключить в настройках браузера, но тогда вход в личный кабинет и история диалога в виджете работать не будут.

13. Ваши права и как ими воспользоваться

По статье 14 закона № 152-ФЗ вы можете:

• узнать, обрабатываем ли мы ваши данные, и получить сведения об этой обработке;
• потребовать уточнить неточные или неполные данные;
• потребовать заблокировать или удалить данные, если они обрабатываются незаконно или больше не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку;
• возразить против обработки, если она ведётся на основании согласия;
• обжаловать наши действия в Роскомнадзоре или в суде.

Чтобы воспользоваться правами, напишите на EMAIL_ДЛЯ_ЗАПРОСОВ или на почтовый адрес ПОЧТОВЫЙ_АДРЕС. В обращении укажите фамилию, имя и отчество, сведения, по которым вас можно найти в наших системах (например, адрес электронной почты, с которого была заявка), суть требования и вашу подпись или подтверждение с того же адреса электронной почты - иначе мы не сможем убедиться, что запрос от вас.

Мы отвечаем в течение 10 рабочих дней с момента получения обращения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней, о чём мы вас уведомим с обоснованием.

Если запрос касается данных внутри рабочего пространства клиента (см. раздел 3), мы перенаправим его оператору - компании, которой эти данные принадлежат, и сообщим вам об этом.

14. Изменения политики

Мы можем менять эту политику, например, когда меняется состав данных или список поставщиков. Актуальная редакция всегда лежит по адресу https://knexiai.ru/privacy.html, дата редакции указана в начале документа. Существенные изменения мы дополнительно сообщаем клиентам по электронной почте.

15. Реквизиты оператора